Erfahrungsbericht „Papierreduziertes Büro“

Wie in vielen Lebenslagen gibt es zahlreiche Gründe, die mich vor bald 3 Jahren dazu gebracht haben, es mal mit dem papierreduzierten Büro zu versuchen.

Ich bin ein ausgeprägter Vielleser. Da sich die Stadtzürcher Pestalozzi-Bibliothek 2007 aus meiner Wohn-Nachbarschaft im Zürcher Friesenberg-Quartier ins Einkaufszentrum Sihlcity verschoben hat, habe ich aus Protest meinen Bibliotheksausweis vernichtet. Die sich daraus ergebenden häufigen Buchneukäufe hätten zu Hause einen neuen Bücherschrank erfordert. Als ich mich nach einer Alternative umsah, lag es auf der Hand: Bücher in elektronischer Form brauchen viel weniger Platz und kosten ein bisschen weniger als gedruckte Bücher (und sind mit ziemlicher Sicherheit auch ökologisch vorteilhaft). Ein ausschliesslich für Bücher bestimmter elektronischer Leser kam nicht in Frage – aus Effizienzgründen muss ein elektronisches Gerät möglichst viele Funktionen erfüllen können. Ein Tablet-Computer – damit keine falschen Erwartungen geweckt werden, bezeichne ich das Ding als Spielzeug – stand am Anfang meines deutlichen Schwenks zum papierreduzierten Büro.

Sowohl im Job wie im Büro habe ich seit Jahren vieles mit digitalen Hilfsmitteln gemacht: Texte am Bildschirm schreiben statt zuerst auf dem Papier, Berichte lesen, redigieren und kommentieren am Computerarbeitsplatz, Mail statt Fax und Briefpost.

Auch wenn der Wechsel vom gedruckten zum digitalen Buch ein bewusster Entscheid war, auch wenn der Wegfall der eselsohr-fähigen Papierhaufen mit Neigung zum Versteckspiel eine Erleichterung der Arbeitsabläufe darstellt: es ist so, der weitgehende Wegfall von Papier verändert die haptischen Erfahrungsmöglichkeiten am Arbeitsplatz und in der Freizeit. Die Umstellung fällt sicher leichter, wenn dies ein freiwilliger Entscheid ist, bei dem weiterhin Ausstiegsmöglichkeiten bestehen. Darum spreche und schreibe ich vom papierreduzierten, nicht vom papierlosen Büro! Im papierreduzierten Büro liegt es auch drin, mal ein Papier genussvoll zu zerknüllen und mit Anlauf im Papierkorb zu deponieren.

Für mich ist der Versuch mit dem „papierreduzierten Büro“ ein Erfolg. Ich berichte hier über meine Erfahrungen – ich kann diesen Selbstversuch ohne Einschränkungen empfehlen. Wenn ich in diesem Bericht auf Apps oder technische Lösungen hinweise, ist dies nicht als Rezept zu verstehen, denn: Es braucht für jede und jeden eine massgeschneiderte Lösung, die den eigenen Ansprüchen und Bedürfnissen entspricht, die auch Lust und Laune(n) entgegenkommt. Meine Aussagen gelten ausdrücklich für meine Art von Job, ich habe viel zu lesen, schreibe einiges selber, benutze regelmässig das Internet als Instrument des Wissensmanagements, nehme häufig an Sitzungen teil, wo es viele Unterlagen braucht.

Vorerst: für mich ist das Tablet – derzeit bei mir ein iPad – kein Alleincomputer. Im Büro steht ein Laptop, auch zu Hause brauche ich einen Computer. Gerade in gemischten Produktewelten – und das ist die Mehrzahl der Situationen – fehlen die gleichen oder mindestens gleichartigen Apps und Tools. Am konkreten Beispiel: ein Textdokument, welches auf dem Computer mit dem Microsoft-Produkt Word erstellt wurde, lässt sich (derzeit?) auf dem Tablet nicht 1:1 weiterbearbeiten. Auch umgekehrt: Ein Pages-Dokument, auf dem Tablet begonnen, braucht einiges, bis es auf dem Computer zum Fertigprodukt wird. Mag sein, dass dies noch ändert – aber derzeit braucht das „Surfen“ zwischen den Welten einiges an Improvisation und Kompromissbereitschaft.

Für mehr oder weniger knappe Notizen reicht das Tablet, ebenso für die Durchsicht eines PDF-Dokuments und nicht zu umfangreiche Anmerkungen dazu. Für das Schreiben längerer Texte oder eher komplizierter Mails verwende ich lieber einen Computer mit Tastatur! Mag sein, dass ein Tablet mit Zusatztastatur dazu geeignet wäre – derzeit passen Tablet und separate Tastatur für mich nicht zusammen.

Ich habe einiges an umfangreichen Texten im PDF-Format kommentiert, hin und wieder braucht es dazu längere Anmerkungen. Das funktioniert auch beim plattformübergreifenden Austausch bestens. Ich gehe allerdings davon aus, dass diverse EmpfängerInnen der von mir so papierlos kommentierten Dokumente als ersten Schritt vor der Redaktion des Schlusstextes einen Papierausdruck erstellen. Daraus die Schlussfolgerungen: Textanmerkungen und -kommentare sollten im papierreduzierten Büro im Textbearbeitungswerkzeug erfolgen. Bei diesen Programmen gibt es Tools, um die Kommentare und Anmerkungen verschiedener AutorInnen in einem Dokument zusammenzuführen und weiterbearbeiten zu können.

Neben den tatsächlichen und vermuteten haptischen Verlusten (auch ein Tablet bietet haptische Erfahrungen) wird von meinen GesprächspartnerInnen häufig die Diskussionen auf die Augen gelenkt, also auf die Frage, ob Lesen am Bildschirm nicht wesentlich strenger sei als Lesen auf dem Papier. Ich bin bereits seit den Kinderjahren Brillenträger, die optischen Eigenschaften meiner Augen haben sich in dieser Zeit kräftig verändert, was regelmässig Anpassungen am Brillenrezept erfordert. Beim letzten Plus-50-Augenuntersuch hat die Augenärztin keinerlei Einschränkungen zum Gesundheitszustand meiner Augen gemacht. Ich empfehle – sowohl am Bildschirm wie auch bei anderen Tätigkeiten – aktive Augenspiele, wechselndes Fokussieren auf nahe und ferne, helle und dunkel Objekte. Auch wenn mit dem Wort „Palmieren“ auch Heilsversprechen verbunden sind, kann ich eine daran angelehnte Übung sehr empfehlen. Zwei, drei Mal die Hände aneinander reiben – wie beim Einseifen, einfach ohne Wasser. Dann über jedem Auge eine Handhöhle errichten, ziemlich dicht, Augen mal geschlossen, mal offen, die Augen tatsächlich oder auch nur im Geiste wandern lassen, ein, zwei, drei Minuten. Und dann langsam die Handhöhle entfernen, sich wieder an den Alltag annähern.

Wenn ich Menschen beobachte, die am Bildschirm oder auf Papier lese, vermute ich eher, dass die Ermüdung nicht wegen der Augen, sondern wegen der Körperhaltung erfolgt. Beim Lesen eines auf dem Tisch liegenden Blattes scheint sich der Kopf in einer muskelspannungsarmen Neigehaltung zu befinden, während das Lesen am korrekt eingestellten Bildschirm eine wesentlich aufrechtere und gespannte Körperhaltung erfordert. Wie bei vielen Fragestellungen dürften variable Körperhaltungen und gelegentliche Platzveränderungen, gelegentlich sitzende, liegende oder stehende Positionen von Bedeutung sein. Dies scheint mir besonders wichtig bei der Tablet-Benutzung.


Mail, Kalender, Fotodarstellung, Pendenzenliste und Internet-Browser gehören zu den Standardanwendungen auf dem iPad-Tablet. Für das Lesen und Kommentieren von PDF-Dokumenten verwende ich GoodReader (kostenpflichtig). Mir entsprechend Mindmaps; zur Erstellung und Bearbeitung verwende ich die Bezahl-App iThoughtsHD. Als Notizblock dient mir die App Chronicle, für einfachere Arbeiten an Textdokumenten, Datentabellen und Präsentationsdateien nutze ich Quickoffice (beide kostenpflichtig). Zum Lesen von Büchern gefällt mir derzeit der Bluefire Reader am besten (bei den Apps handelt sich dabei um eine Momentaufnahme Ende November 2013 – da sind jederzeit Veränderungen möglich).

Und noch dies: kategorisch „No Games“ – trotz der Deklaration, dass das Tablet eigentlich ein Spielzeug ist! Es wird kaum zu vermeiden sein, dass zum Beispiel bei einer Sitzung mal eine App offen ist, die nicht direkt mit den Sitzungserfordernissen zu tun hat. Wer an einer Sitzung einen Tablet-Computer verwendet, muss damit umgehen können, dass der Rest der Sitzungsrunde alle möglichen Nebenaktivitäten vermutet – darum am besten gar keine Game-Apps installieren!

Und zum Schluss eine Ermutigung: auf dem Weg zum papierreduzierten Büro sind alle Lernende.

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